Biura coraz bardziej elastyczne

25

branza_finansowa_materialy_prasowe_mikomax_smart_office_2_

Według badań firmy Gensler możliwość swobodnego przemieszczania się i wyboru przestrzeni, która zapewni najlepsze warunki do wykonywania aktualnych zadań, wpływa pozytywnie na poziom motywacji i produktywność zespołu[1]. Dlatego do odejścia od sztywno przypisanych miejsc pracy zaczynają się przekonywać duże, zatrudniające kilkaset, a nawet kilka tysięcy pracowników organizacje, działające na polskim rynku. W niektórych branżach taki model wybrało już prawie jedno na dziesięć przedsiębiorstw.

Badania polskiego rynku nieruchomości pokazują, że choć tradycyjny open space nadal ma się dobrze, coraz więcej firm decyduje się na bardziej innowacyjne modele aranżacji.  Np. w sektorze usług dla biznesu, który generuje znaczną część popytu na powierzchnie biurowe, 68 proc. realizacji to tradycyjny open space z wydzielonymi salami do spotkań.  Natomiast przestrzenie zaaranżowane według modelu activity based workplace, ze współdzielonymi stanowiskami, to obecnie 9 proc. wszystkich powierzchni[2].

Rezygnacja z przydzielonych stanowisk pracy to trend, który dopiero przyjmuje się na polskim rynku. Nie wszystkie organizacje są gotowe na tak duże zmiany. Odpowiednia aranżacja biura w tym modelu, to nie tyle pozbawienie pracowników własnych biurek, ile danie im możliwości pracy w różnorodnych przestrzeniach dopasowanych do ich aktualnych potrzeb – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Większość uczestników ankiety Ipsos przeprowadzonej wśród 12,5 tys. respondentów z 17 krajów przyznała, że czuliby się lepiej w pracy mając możliwość swobodnego przemieszczania się po biurze. Z kolei badanie Workplace Survey przeprowadzone przez Gensler wskazuje, że pracownicy mający swobodę wyboru sposobu pracy, czerpią z realizowanych zadań większą satysfakcję, osiągają lepsze wyniki i uważają swoje organizacje za bardziej innowacyjne niż firmy konkurencyjne.

Podjęcie decyzji o wyborze aranżacji w modelu shared deskingowym powinno być poprzedzone dokładną analizą potrzeb i stylu pracy naszego zespołu. Na przykład według danych Cornell University około 70 procent osób w czasie wykonywania zadań, takich jak zarządzanie, sprzedaż czy obsługa klienta nie znajduje się przy swoich biurkach. W takim wypadku stworzenie funkcjonalnych i ergonomicznych stref do rozmów telefonicznych czy spotkań, uzupełnione przestrzenie do pracy w skupieniu może okazać się bardziej funkcjonalne i sprzyjające produktywności niż tradycyjny open space – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.

Jaskółki zmian

Na świecie elastyczne biura stają się coraz powszechniejsze. Na przykład specjaliści pracujący w siedzibie Facebooka mają możliwość modyfikacji swoich stanowisk pracy, regulując wysokość blatu czy konfigurację biurka. Na polskim rynku model elastyczny wybrała Aviva, która w lecie przeprowadzi się do nowej siedziby.

Do tej pory pracowaliśmy w tradycyjnym open space, uzupełnionym o gabinety i sale konferencyjne. Przeprowadzkę do nowego biura potraktowaliśmy jako okazję, aby stworzyć przestrzeń lepiej wspierającą naszą kulturę organizacyjną i wartości firmowe. Aby ułatwić pracę w modelu zdalnym zrezygnowaliśmy zupełnie z używanych do tej pory telefonów i komputerów stacjonarnych – zastąpiły je komórki i laptopy. Zmiany w przestrzeni dzieją się więc równolegle ze zmianami w organizacji pracy, dużo pracy w przygotowaniu do zmiany wykonaliśmy też na poziomie zachowań, m.in. obejmując całą kadrę menedżerską programem zarządzania zmianą – mówi Monika Kulińska, People Director, Aviva.

Wybór lokalizacji i stworzenie projektu nowego biura Avivy w Warszawie poprzedziło dokładne badanie potrzeb pracowników. Pod uwagę wzięto m.in. łatwość dojazdu wszystkimi środkami komunikacji publicznej. Sprawdzono także, które działy najczęściej się ze sobą komunikują. Co więcej, do bezpośredniej konsultacji zaproszono grupę przedstawicieli poszczególnych zespołów. Na tej podstawie zaplanowano różnorodne strefy – do pracy w skupieniu czy też różnego rodzaju spotkań. Nie zabrakło też przestrzeni do relaksu, takich jak pokój gier czy wielofunkcyjny taras, na którym będzie można nie tylko zjeść posiłek czy popracować, ale też oderwać się na chwilę od zadań i poćwiczyć na świeżym powietrzu. Jednym z ciekawszych rozwiązań jest tak zwana agora – czyli mieszczące około 70 osób pomieszczenie, którego projekt zrywa z tradycyjnym podziałem na „widownię” i „scenę”, z której zazwyczaj zwraca się do pracowników kadra menedżerska. Zamiast tego miejsca siedzące rozmieszczono wzdłuż wszystkich czterech ścian sali, co nadaje prowadzonym tam spotkaniom i dyskusjom bardziej otwarty charakter.

Biuro szyte na miarę

Zuzanna Mikołajczyk z Mikomax Smart Office zauważa, że wdrażaniu modelu activity based workplace powinno towarzyszyć dokładne przyjrzenie się oczekiwaniom zespołu.

Podstawą realizacji projektu jest oczywiście wyjściowe badanie potrzeb pracowników. Dla naszego klienta z branży finansowej realizowaliśmy projekt zmiany przestrzeni w modelu shared desking, na bazie badania efektywności miejsca pracy. Pozwoliło to oszacować, jaką część przestrzeni należy przeznaczyć na poszczególne strefy. Dzięki przeprowadzonej wśród pracowników ankiecie, mogliśmy lepiej dopasować nową przestrzeń do stylu pracy użytkowników  – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.

W projekcie zastosowano podział na strefy pracy indywidualnej i zespołowej oraz wprowadzono nowe rozwiązanie – akustycznie wyciszone kabiny #Hush. Dzięki temu zwiększono ilość miejsc do spotkań, które mogą być także wykorzystywane jako strefy pracy w skupieniu. Shared desking to także wyzwanie związane z upewnieniem się, że współdzielone stanowiska pracy będą na tyle elastyczne, aby spełnić wymogi ergonomii. Dlatego w realizacji zastosowano system Stand Up, czyli biurek z możliwością zmiany wysokości blatu, które łatwo można dopasować do potrzeb różnych użytkowników. Ponadto system regulacji umożliwia płynne przejście od pracy siedzącej do stojącej, co z kolei ogranicza niekorzystne dla naszego zdrowia pozostawanie przez długi czas w tej samej pozycji. Żeby zwiększyć komfort pracy w aranżacji wykorzystano też lockery do przechowywania rzeczy osobistych pracowników z funkcją ładowania laptopów po skończonym dniu pracy.

 

http://www.gensler.com/uploads/document/337/file/2013_US_Workplace_Survey_07_15_2013.pdf

[2] http://www.jll.pl/poland/pl-pl/Research/BPO_i_Centra_Us%C5%82ug_Wsp%C3%B3lnych_Mened%C5%BCerowie_firm_zabieraj%C4%85_g%C5%82os_w_sprawie_nieruchomo%C5%9Bci.pdf

Mikomax Smart Office jest polską, rodzinną firmą z 25-letnim doświadczeniem w zakresie aranżacji przestrzeni biurowych. Posiada 16 salonów w Polsce i 37 partnerów za granicą. Ma ok. 250 współpracowników w centrali i salonach. Mikomax Smart Office to ekspert w tworzeniu nowoczesnych biur łączący fachową wiedzę o produkcji mebli z autorską koncepcją jej zastosowania we współczesnym miejscu pracy. Firma tworzy biura dostosowane do potrzeb, specyfiki, kultury organizacyjnej, charakteru działań swoich klientów oraz do celu, który chcą osiągnąć. Oferta Mikomax Smart Office skierowana jest zarówno do dużych jak i małych firm. Współpracuje m.in. z sektorem usług dla biznesu, telekomunikacji, consultingowym, transportowym i publicznym. Proponuje też usługi wspierające projekt, od procesu rozpoczęcia współpracy po realizację rozwiązań, np. projektowanie przestrzeni pracy, transport i montaż, czy szkolenia z zasad ergonomii. Otrzymała wiele branżowych i biznesowych wyróżnień, m.in. trzykrotnie została Gazelą Biznesu, otrzymała nagrodę Diament Meblarstwa oraz Dobra Forma. Firma jest Partnerem Strategicznym organizacji biznesowych takich, jak Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL), New Ways of Working (NewWOW) oraz International Facility Management Association (IFMA).

Reklama